SIMA terdiri dari tiga modul utama, yaitu referensi, inventarisasi barang dan pelaporan. Masing-masing modul memiliki sub-sub modul seperti yang diperlihatkan pada gambar 3.
Gambar 3. Modul-modul SIMA
SIMA memiliki 5 kelompok pengguna yang disusun berdasarkan tingkatan akses terhadap tabel-tabel database, yaitu :
• admin - administrator sistem
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) pada tabel-tabel kelompok referensi
• operator - petugas inventaris
memiliki otoritas penuh (tambah, edit dan hapus) untuk tabel-tabel kelompok inventarisasi barang.
• eselon - Kapus, Kabag dan Kabid
memiliki hak akses untuk melihat data referensi dan data inventarisasi barang, serta melihat dan mencetak laporan-laporan
• ppbi - ppbi wilayah dimana upb berada
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi serta melihat dan mencetak data inventaris yang perlu dilaporkan oleh UPB (Unit Pengurus Barang) ke PPBI (Pembantu penguasa Barang Inventaris).
• guest - pengguna biasa
memiliki hak akses untuk melihat beberapa data referensi dan beberapa data inventaris barang.
7. Implementasi Program Aplikasi
Aplikasi SIMA diawali dengan login ke sistem untuk menjamin keamanan data serta pengaturan akses database sesuai dengan kelompok pengguna.
7.1 Struktur Menu
Operasional SIMA melalui menu-menu utama yang masing-masing memiliki sub-sub menu pilihan. Menu-menu utama ini dibuat dengan model menu bar yang berbentuk tombol-tombol, sedangkan sub-sub menu dibuat dengan model link. Menu utama SIMA terdiri dari 6 menu untuk operasional sistem dan 1 menu petunjuk/manual. Setiap kelompok pengguna memiliki sub-sub menu yang tidak sama tergantung dari hak akses mereka terhadap tabel-tabel dalam database.
7.1.1. Menu Lihat Data
Menu lihat data digunakan untuk melihat data secara langsung tanpa perlu terjadi seleksi atau filter data. Diagram berikut menunjukkan sub-sub menu yang terdapat pada menu Lihat Data
Diagram 1. Struktur Menu Lihat Data
7.1.2. Seleksi Data
Menu Seleksi data digunakan untuk melihat data dengan harus melakukan seleksi atau filter data. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Seleksi Data
7.1.3. Cari Data
Menu Cari data digunakan untuk melakukan pencarian. Diagram berikut adalah sub-sub menu yang terdapat pada menu Cari Data.
7.1.4. Tambah Data
Menu Tambah data digunakan untuk mengisi dan menambah data. Diagram berikut menjelaskan sub-sub menu yang terdapat pada menu Tambah Data.
7.1.5. Laporan
Menu Laporan digunakan untuk melihat dan mencetak laporan-laporan. Diagram 5 menunjukkan sub-sub menu laporan yang dapat dilihat dan dicetak dalam format Adobe Acrobat.
7.1.6. Administrasi User
Menu Administrsi User digunakan untuk mengatur pengguna SIMA. Tipe admin memiliki otoritas tertinggi dalam mengatur pengguna sistem, antara lain dapat melakukan penambahan dan penghapusan data pengguna, mengganti tipe kelompok serta mengganti password pengguna. Sedangkan bagi pengguna hanya memiliki otoritas untuk mengganti passwordnya saja.
7.1.7. Petunjuk
Menu petunjuk berfungsi sebagai user manual yang berjalan dalam format Adobe Acrobat. Tujuan dibuat menu ini adalah untuk memberi kemudahan bagi pengguna berupa informasi-informasi dalam mengoperasikan SIMA. Diagram berikut adalah petunjuk-petunjuk yang disediakan.
Penutup
Dengan dibangunnya suatu Sistem Informasi Manajemen Aset secara online di intranet, maka beberapa proses dalam kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dapat diintegerasikan menjadi suatu sistem yang terkomputerisasi, dengan bentuk tampilan yang mudah digunakan oleh beberapa tipe pengguna. Bagi pengguna yang bertindak sebagai operator (tim inventaris ), sistem memberikan kemudahan dalam beberapa hal seperti : pencatatan data, pendataulangan (sebagai hasil dari kegiatan opname fisik, mutasi,pemutihan), penghitungan jumlah dan nilai barang untuk keperluan manajemen aset LIPI selanjutnya secara keseluruhan serta pembuatan laporan. Untuk pengguna pada level guest (tamu), sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang, dengan memberikan beberapa model kriteria pencarian. Sementara untuk tipe pengguna eselon, sistem memberi kemudahan dalam akses pencarian barang dan akses untuk melihat laporan.
Kemudahan yang diberikan oleh sistem ini, diharapkan sedikit demi sedikit dapat menghilangkan kekurangan yang didapat saat kegiatan penatausahaan dan inventarisasi dilakukan secara manual sebelum ini, meski tidak dapat dipungkiri bahwa masih ada beberapa proses manual yag harus tetap diberlakukan.
Penggunaan perangkat lunak berbasis open sources ( php, postgreSQL dan linux server ) dalam pembangunan Sistem Informasi Manajemen Aset ini, memungkinkan untuk meminimasikan biaya pembangunan sistem, meski dari sisi lain perlu ada peningkatan sumber daya manusia baik bagi pengguna operator maupun pengguna yang bertanggung jawab dalam pemeliharaan sistem secara keseluruhan (administrator).
Tidak ada komentar:
Posting Komentar